Organização e Gerenciamento de ramais — Guia do Administrador

Antes mesmo de iniciar o manutenção do cadastro de ramais, é necessário ter configurado previamente uma central telefônica no sistema. Caso ainda não tenha feito essa configuração, consulte o artigo Parametrização de Região e Coletores.

Você pode adicional manualmente ramais ou por meio de importação em massa através do Importador de Cadastros do sistema. Para adicionar ramais é necessário ter perfil de acesso como administrador.

Por padrão o sistema traz a forma de Exibição dos Ramais com status 'Em Vigência', ou seja, somente os ramais que estão previamente cadastrados com ciclo de vigência aberto. Os ramais com ciclo de vigência finalizado poderão ser visualizados através da mundança do status para 'Todos'.

Operação de Inclusão e Edição dos Ramais

Para incluir um ramal clique no botão Opções, e você poderá optar em criar um Novo Ramal de forma individual ou Atualização em Lote para cadastrar uma faixa de ramal sequencial de uma só vez.

Para localizar um Ramal já cadastrado, digite no campo Buscar na tabela o nome desejado.

Para editar o Ramal, clique no menu referente ao ramal, e depois na opção Editar através da coluna Ações. Ramais2

Detalhamento sobre os campos:

Geração ( Normal/Automática) - Quando a opção selecionado estiver com status "Normal" o usuário deverá cadastrar as informações do ramal de forma individual. Se o usuário selecionar a opção automática, o usuário deverá digitar no próximo campo (RAMAL) a faixa de ramais que deseja incluir no sistema.

Ramal - Campo númérico de 10 caracteres para definir o numero do ramal cadastrado. Por definição o campo já vem parametrizado com apenas 4 dígitos seguindo os padrões de mercado.

Alias Ramal - Campo alfanumérico usado como um "apelido" para substituir a informação do número do ramal na impressão dos relatórios.

Centro Custo - Campo obrigatório que determina o centro de custo o qual pertence o ramal.

Ramal será tarifador? - Por padrão o status vem selecionado como 'Sim - pode tarifar', para gerar custos para as ligações realizadas / recebidas. Se o usuário alterar o status para 'Não - Custo zero', o sistema não ira gerar custos nas ligações geradas por esse ramal.

OBS - Os custos das ligações somente serão computadas, se existir uma tabela de preços com os custos das ligações previamente cadastradas em Planos personalizados.

Data Inicial / Data Final - Usada para manter o histórico de utilização do ramal dentro de um determinado período. Para criar um novo periodo de vigência, basta que o usuário preencha apenas o campo Data Início e deixando o campo Data Fim em branco. Dessa forma o sistema ira entender que o Ramal está ativo e apropriado a uma determinada area e usuário. Para encerrar um ciclo de utilização do ramal, basta inserir ou alterar a Data Fim para que o sistema deixe de apresentar os custos das ligações do ramal.

Colaborador - Permite apropriar um colaborador como responsavel pela utilização do ramal.

Operação de Exclusão dos Ramais

Para excluir o Ramal, clique na coluna Ações sob o registro desejado, e depois na opção Excluir. Depois confirme a exclusão do item.

Atenção - Ao excluir um ramal é importante você saber:

As informações referente a tarifação das ligações do ramal gravadas até a data da exclusão serão preservadas e poderão ser extraidas normalmente através dos relatórios do sistema, desde que o administrador não execute um reprocessamento das ligações retroativas do ramal excluído.
Se as ligações retroativas a data de exclusão do ramal forem reprocessadas, o sistema irá gerar relatórios avisando que o ramal não está cadastrado e as informações seráo omitidas em alguns dos relatórios do sistema.

Importação de ramais via CSV ou Arquivo Excel

Operação de importação de Ramais

Para importar uma lista de ramais acesse a barra lateral esquerda em Manutenção > Importar > Cadastro do Sistema;

Feito isso selecione “Importação de Ramais” em “Tipo da Importação”;

Selecionada a opção veremos o painel de importação de ramais e nele iremos baixar um exemplo de planilha de importação clicando no link;

Com a planilha já baixada e preenchida, iremos selecionar o padrão de Layout, clicando em “Selecionar um layout salvo” e escolher a opção “Padrão de importação Altistech”;

Já com o Layout selecionado, selecione uma "Região PABX" que os ramais serão atrelados;

OBS: Com a tecla "Ctrl” do teclado pressionada você pode selecionar mais de um PABX.

Com a "Região PABX" selecionada vamos definir os parâmetros para a importação;

Ler A partir da linha: Esse campo irá definir a partir de que linha da sua planilha o Tarifador irá começar a importação.

Ramal: Esse campo irá definir o número/letra da coluna Ramal da planilha.

Data Inicial: Esse campo irá definir o número/letra da coluna Data Inicial (Ramal) da planilha. Essa Data inicial é a data em que o ramal começou a funcionar (OBS: o formato da data tem que ser dd/MM/aaaa Exemplo: 20/10/2020).

Centro de custo: Esse campo irá definir o número/letra da coluna Centro custo da planilha. O ramal da linha estará atrelado a esse centro de custo.

Código Fiscal – Centro de custo: Esse campo irá definir o número/letra da coluna Código - Centro Custo.

Departamentos: Esse campo irá definir o número/letra da coluna Departamento da planilha. O centro de custo da linha estará atrelado a esse Departamento.

Código Fiscal – Departamentos: Esse campo irá definir o número/letra da coluna Código – Departamento.

Gestores: Esse campo irá definir o número/letra da coluna Gestor da planilha. O departamento da linha estará atrelado a esse gestor.

Código Fiscal – Gestores: Esse campo irá definir o número/letra da coluna Código - Gestor.

Exemplo:

Percebe-se que no exemplo temos colunas que não tem nenhum registro (Código – Centro Custo, etc). Para essas colunas, que não tem registro, você deverá deixar os campos correspondentes a elas vazios.

Com esse exemplo de planilha os campos serão preenchidos com os seguintes valores:

Continuando o preenchimento, iremos para os registros a baixo:

Colaborador: Esse campo irá definir o número/letra da coluna Colaborador (Ramal, Centro de Custo, Departamento ou Gestor) da planilha. O Colaborador da linha estará atrelado ao Ramal da linha

E-mail do Colaborador: Esse campo irá definir o número/letra da coluna da planilha E-mail do Colaborador. O Email da linha estará atrelado ao colaborador da linha.

Usuário de acesso ao sistema: Esse campo irá definir o número/letra da coluna Usuário de acesso ao sistema da planilha. O usuário da linha estará atrelado ao colaborador da linha.

Senha de acesso ao sistema: Esse campo irá definir o número/letra da coluna Senha de acesso ao sistema da planilha. A senha da linha estará atrelada ao usuário da linha.

Matrícula Colaborador: Esse campo irá definir o número/letra da coluna Matrícula Colaborador da planilha. A matricula da linha estará atrelado ao colaborador da linha.

CPF do Colaborador: Esse campo irá definir o número/letra da coluna CPF do Colaborador da planilha. O CPF da linha estará atrelado ao colaborador da linha.

Operação: Esse campo irá definir o número/letra da coluna Operação da planilha.

A caixa de seleção na frente de Operação terá três opções, são elas:

Em branco: De acordo com a palavra que está na coluna Operação da planilha será feito uma das três operações:

CADASTRAR: Irá cadastrar as informações da linha.

EXCLUIR: Irá excluir as informações de acordo com o número do ramal.

ALTERAR: Irá alterar as informações de acordo com o número do ramal.

Valores em brancos deve ser tratado como CADASTRO: Todos os registros da coluna operação que estiverem vazios serão cadastrados.

Ignorar campo Operação e CADASTRAR todos os registros: A coluna de operação será ignorada e todos os registro irão sem cadastrados.

Reprocessamento as ligações: Na caixa de seleção desse campo você terá duas opções, são elas:

Sim: Todas a ligações serão reprocessadas.

Não: Todas as ligações não serão reprocessadas.

Exemplo:

Percebes-se que no exemplo temos alguns colaboradores que não tem certos registros, assim o colaborador Matheus terá um email que poderá ser usado para o tarifador mandar e-mails de relatórios ou de avisos e também ele terá um usuário e senha para acessar o tarifador, nada mais, pois não foi preenchido na planilha de importação.

Com esse exemplo de planilha os campos serão preenchidos com os seguintes valores:

Após indicar os campos que serão lidos pelo sistema na importação da planilha, chegou a hora de importar o arquivo que criamos. Assim sendo, seguiremos os passos abaixo:

Estilo da Fonte: Na caixa de seleção desse campo você terá duas opções:

Normal: O tarifador irá importa as informações com as letras maiúsculas e minúsculas. Ex: Vanessa

Caixa Alta: O tarifador irá importa as informações com todas as letras maiúsculas. Ex: VANESSA

Encoding (Arquivo Texto): Na caixa de seleção desse campo você terá três opções, são elas:

Default: Ele irá pega o Encoding da máquina que o tarifador está instalado e aplicara na importação.

ANSI: Formato de Encoding.

UTF-8: Formato de Encoding.

Formato de arquivo: Na caixa de seleção desse campo você terá duas opções, são elas:

Arquivo Excel (*.xls, *.xlsx): Formato de arquivo padrão do Excel (Formato da nossa planilha de exemplo).

Quando esse formato for selecionado irá aparecer uma caixa de seleção

nela você pode indicar em qual planilha se encontra o registro para a importação.

Arquivo CSV(*.CSV): São arquivos de texto de formato regulamentado pelo RFC 4180, que faz uma ordenação de bytes ou um formato de terminador de linha, separando valores com vírgulas. Ele comumente é usado em softwares offices, tais como o Microsoft Excel e o LibreOffice Calc. Caso use esse formato é necessário salvar a planilha em excel em CSV, porém pode perder alguns dados na conversão.

Arquivo: No botão arquivo poderá escolher o arquivo para a importação dos registros de acordo com o Formato de Arquivo pré-definido

Exemplo:

Com esses campos preenchidos clique no botão Importa Arquivo, que os registros serão importados para o Tarifador.

Para importar uma lista de ramais acesse a barra lateral esquerda em Manutenção > Importar > Cadastro do Sistema;

Feito isso selecione “Importação de Ramais” em “Tipo da Importação”;

Selecionada a opção veremos o painel de importação de ramais e nele iremos baixar um exemplo de planilha de importação clicando no link;

Com a planilha já baixada, abra-a adicionando uma coluna depois da coluna Operação, com o nome PABX, nessa coluna você irá colocar o nome do PABX ao qual o ramal irá pertencer.

Com a planilha já preenchida, clique em layout e "Selecione um layout salvo";

Com o layout selecionado, vamos definir os parâmetros para a importação;