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Como uma ferramenta que possui recursos de tarifação telefônica, uma de suas principais funções é ratear de acordo com a estrutura organizacional de cada empresa. Para isso, se faz necessário cadastrar: áreas, departamentos,centros de custos e colaboradores para identificação exata dos recursos de telecom de sua empresa.
Dependendo de como se gerencia os recursos, você pode atribuir ramais e códigos de autorização aos colaboradores cadastrados no sistema. Os colaboradores podem obter acesso exclusivos a suas contas individuais ou se o usuário for um responsavel por uma área, o mesmo terá permissão de visualização de dados de seu grupo.
Por padrão o sistema dispôe de 3 níveis hierárquicos pré-definidos: gestor, departamento e centro de custos.
Se houver a necessidade de editar os nomes ou expandir a quantidade de níveis, verifique o artigo relacionado a mantenção/configuração "Hierarquia Telas Organizacionais".
Esse artigo abrange os seguintes tópicos:
- Gestores
- Departamentos
- Centro de Custos
1. Gestores
O nível gestor permite cadastrar o nome da área gestora e o responsável por ela. Essa entidade representa o nível mais alto da hierarquia dentro do sistema;
Para incluir um novo gestor clique no botão Novo.
Para localizar um gestor já cadastrado, digite no campo Buscar na tabela o nome desejado.
Para editar o gestor, clique no menu referente ao gestor, e depois na opção Editar através da coluna Ações. 
Preencher os campos solicitados e clicar em Gravar Alterações. 
Para excluir o gestor, clique na coluna Ações sob o registro desejado, e depois na opção Excluir. Depois confirme a exclusão do item.
Dica: Para grandes volumes de dados a serem cadastrados, verifique o artigo sobre manutenção / importação de cadastros do sistema.
2. Departamentos
Permite realizar a manutenção (inclusão - alteração - exclusão) dos departamentos da empresa. Através desse ítem é possível vincular um usuário reponsável pelo departamento cadastrado, como também associá-lo a uma área gestora acima como responsável pelo departamento.
- Departamento – Descrição do departamento a ser cadastrado.
- Gestores – Nome da área gestora responsável pelo departamento.
- Responsáveis - Usuário(s) responsável pelo departamento. As informações relacionadas a esse usuário poderão ser utilizadas nos relatórios, como também para definir o perfil de acesso no sistema, ou seja, é possível configurar para que o responsável por um determinado departamento visualize somente as informações pertinentes a ele.
- Código - Código contábil relacionado ao departamento. A informação desse campo é opcional o preenchimento.
Para incluir um novo Departamento clique no botão Novo.
Para localizar um Departamento já cadastrado, digite no campo Buscar na tabela o nome desejado.
Para editar o departamento, clique no menu referente ao gestor, e depois na opção Editar através da coluna Ações.
Preencher os campos solicitados e clicar em Gravar Alterações.
Para excluir o departamento, clique na coluna Ações sob o registro desejado, e depois na opção Excluir. Depois confirme a exclusão do item.
Dica: Para grandes volumes de dados a serem cadastrados, verifique o artigo sobre manutenção / importação de cadastros do sistema.
3. Centro de custos
O cadastro de centro de custos é o que esta relacionado diretamente aos ativos do sistema: ramais, senhas e dispositivos moveis.
- Código - Código Contábil referente ao centro de custo. A informação desse campo é opcional o preenchimento.
- Centro de Custo - Descrição do centro de custo
- Departamento - Nível superior o qual o centro de custo pertence.
- Gestores - Nível superior ao departamento o qual o centro de custo esta relacionado. Na tela principal do Centros de Custos é possível obter o registro dessa informação para uma eventual consulta.
- Responsáveis - Usuário(s) responsável pelo centro de custo. As informações relacionadas a esse usuário poderão ser utilizadas nos relatórios, como também para definir o perfil de acesso no sistema, ou seja, é possível configurar para que o responsável por um determinado centro de custo visualize somente as informações pertinentes a ele.
- Ações - Menu de referência para execução de atividades tais como: edição, exclusão e configuração de meta de consumo.
Para incluir um novo Departamento clique no botão Novo.
Para localizar um Departamento já cadastrado, digite no campo Buscar na tabela o nome desejado.
Para editar o departamento, clique no menu referente ao gestor, e depois na opção Editar através da coluna Ações.
Para excluir o centro de custo, clique na coluna Ações sob o registro desejado, e depois na opção Excluir. Depois confirme a exclusão do item.
Meta de consumo
A meta de consumo permite incluir limites relacionados ao centro de custo. Através desse módulo, o sistema fará a verificação da duração de chamadas e irá gerar alertas e relatórios de controle.
- Tipo Ligação - Selecione quais os tipos de ligações em que deseja controlar os limites de consumo. O sistema permite selecionar um ou mais tipo de ligações para que sejam monitoradas.
- Minutos (Tarifados) - É o total da quantidade de minutos que o sistema devera contabilizar para calcular a meta de consumo.
- Data Inicial / Final - Intervalo de período que será contabilizado a quantidade de minutos da meta de consumo.
Para incluir uma meta de consumo, clique na coluna Ações sob o registro desejado, e depois na opção Meta Consumo. Após preencher os campos clique em Adicionar para a conclusão do cadastro.
Associação dos Centros de Custos com Planos Personalizados
Após a criação dos planos tarifários com suas respectivas regras e valores, é de responsabilidade do administrador resolver como será a aplicação dos planos. Essa é uma funcionalidade específica para empresas que precisam diferenciar o custos das ligações por grupos de ramais associados a centros de custos.
Para adicionar um plano tarifário ao centro de custo, basta selecionar a opção de qual plano deseja atribuir ao centro de custo:
- Planos para ligações realizadas
- Planos para ligações recebidas
Em seguida, escolha o plano a ser associado Nacional ou DDI, clicando no ícone Add.
O sistema irá trazer a lista de planos personalizados previamente cadastrados. Clique no botão Adicionar para carregar o plano desejado.
No final de todo o processo clique no botão Gravar Alterações, para que o sistema confirme a atualização dos dados no centro de custo.
Dica: Para saber mais como criar ou customizar regras e tarifas leia o artigo sobre Planos Personalizados.